Tính lại hóa đơn cho chi phí¶
Nếu chi phí được theo dõi trên các dự án của khách hàng, chúng có thể tự động được tính lại cho khách hàng. Điều này được thực hiện bằng cách ghi nhận chi phí, tham chiếu đơn bán hàng tương ứng, và sau đó tạo báo cáo chi phí.
Tiếp theo, các quản lý phê duyệt báo cáo chi phí, sau đó bộ phận kế toán đăng bút toán.
Cuối cùng, sau khi báo cáo chi phí được đăng vào sổ nhật ký, các chi phí sẽ xuất hiện trên Đơn bán hàng đã chỉ định. Khi Đơn bán hàng được lập hóa đơn, khách hàng sẽ được tính phí cho các chi phí.
Quan trọng
Phê duyệt chi phí, ghi nhận chi phí vào kế toán và lập hóa đơn lại chi phí trên SOs chỉ khả dụng cho người dùng có quyền truy cập phù hợp.
Xem thêm
Tài liệu này cung cấp hướng dẫn cấp thấp hơn cho việc tạo, gửi, phê duyệt và ghi nhận chi phí. Để có hướng dẫn chi tiết đầy đủ cho bất kỳ bước nào trong số này, tham khảo tài liệu sau:
Thiết lập¶
Đầu tiên, chỉ định chính sách lập hóa đơn cho từng danh mục chi phí. Điều hướng đến . Nhấp vào danh mục chi phí để xem biểu mẫu danh mục chi phí. Trong phần LẬP HÓA ĐƠN, nhấp vào nút chọn bên cạnh lựa chọn mong muốn cho Chi phí lập hóa đơn lại:
Không: Danh mục chi phí không thể được lập hóa đơn lại.
Theo giá vốn: Danh mục chi phí lập hóa đơn chi phí theo Giá vốn đặt trên biểu mẫu danh mục chi phí.
Giá bán: Danh mục chi phí lập hóa đơn theo Giá bán đặt trên biểu mẫu chi phí.
Ghi nhật ký chi phí¶
Đầu tiên, khi tạo chi phí mới, cần nhập thông tin chính xác để lập hóa đơn lại chi phí cho khách hàng. Sử dụng menu thả xuống, chọn Đơn bán hàng để thêm chi phí vào trong trường Khách hàng cần lập hóa đơn lại.
Tiếp theo, chọn Phân bổ phân tích mà chi phí được đăng vào. Các tùy chọn có sẵn được lấy từ ứng dụng Dự án.
Có thể chọn nhiều dự án nếu muốn. Để thêm Phân bổ phân tích khác, nhấp vào dòng để hiển thị cửa sổ bật lên Phân tích. Nhấp Thêm dòng, sau đó chọn Phân bổ phân tích mong muốn từ menu thả xuống.
Quan trọng
Nếu chọn nhiều hơn một Phân bổ phân tích, các trường Phần trăm phải được sửa đổi. Cả hai trường đều được điền mặc định là 100%. Điều chỉnh phần trăm cho tất cả các trường, sao cho tổng của tất cả các tài khoản đã chọn bằng 100%.
Example
Một công ty nội thất đang xây dựng chỗ ngồi cho hai địa điểm khác nhau cho một khách hàng. Khách hàng đồng ý thanh toán tất cả chi phí đi lại cho các chuyến thăm địa điểm liên quan đến hai dự án này. Công ty nội thất lên kế hoạch một chuyến đi để thăm cả hai địa điểm.
Khi tạo chi phí cho chi phí đi lại, cả hai dự án được liệt kê trong dòng Phân bổ phân tích, mỗi dự án 50%.
Tạo báo cáo chi phí¶
Sau khi các chi phí được tạo, báo cáo chi phí phải được tạo và gửi, theo cùng cách như tất cả các chi phí khác.
Sau khi báo cáo chi phí được gửi, nút thông minh Sales Orders xuất hiện ở trên cùng-giữa của cả báo cáo chi phí và từng bản ghi chi phí riêng lẻ đang được lập hóa đơn lại.
Quan trọng
Việc chọn SO phù hợp trong trường Customer to Reinvoice là quan trọng, vì đây là cách chi phí được tự động lập hóa đơn sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt.
Trường Customer to Reinvoice có thể được chỉnh sửa chỉ cho đến khi báo cáo chi phí được phê duyệt. Sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt, trường Customer to Reinvoice không còn có thể được chỉnh sửa.
Phê duyệt và ghi nhận chi phí¶
Trước khi phê duyệt báo cáo chi phí, hãy đảm bảo phần Phân bổ phân tích được điền đầy đủ cho mọi dòng chi phí có liên quan.
Nếu thiếu mục Analytic Distribution, chỉ định các tài khoản chính xác từ menu thả xuống, sau đó nhấp Approve.
Ghi chú
Nút Phê duyệt chỉ xuất hiện sau khi báo cáo chi phí đã được gửi.
Bộ phận kế toán thường chịu trách nhiệm ghi nhận các bút toán. Để ghi nhận chi phí vào sổ nhật ký kế toán, nhấp Post Journal Entries. Sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt, nó có thể được ghi nhận.
SO chỉ được cập nhật sau khi các bút toán được ghi nhận. Sau khi các bút toán được ghi nhận, chi phí hiện xuất hiện trên SO được tham chiếu.
Lập hóa đơn cho chi phí¶
Sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt và các bút toán đã được ghi nhận, SO được cập nhật và khách hàng có thể được lập hóa đơn.
Điều hướng đến báo cáo chi phí và nhấp vào nút thông minh Đơn bán hàng để mở Đơn bán hàng. Các chi phí cần lập hóa đơn lại hiện xuất hiện trên Đơn bán hàng.
Ghi chú
Có thể tham chiếu đến nhiều SO trên một báo cáo chi phí. Nếu có nhiều SO được tham chiếu, việc nhấp vào nút thông minh Đơn bán hàng sẽ mở một danh sách hiển thị tất cả SO liên kết với báo cáo chi phí đó. Nhấp vào một SO để mở chi tiết của từng SO.
Chi phí được liệt kê trong tab SO Order Lines.
Tiếp theo, nhấp Tạo hóa đơn, và cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn xuất hiện. Chọn nếu hóa đơn là Hóa đơn thường, Thanh toán trước (phần trăm), hoặc Thanh toán trước (số tiền cố định). Sau đó, nhấp Tạo bản nháp. Làm như vậy sẽ tạo hóa đơn nháp cho khách hàng. Nhấp Xác nhận để xác nhận hóa đơn, và khách hàng được lập hóa đơn cho các chi phí.
Xem thêm