Chi phí chờ phân bổ

Chi phí trả trước và chi phí ứng trước (còn gọi là chi phí được trả trước) đều là các chi phí đã phát sinh cho sản phẩm hoặc dịch vụ chưa được nhận.

Những chi phí đó là tài sản đối với công ty đã thanh toán chúng, vì công ty đã thanh toán cho sản phẩm và dịch vụ nhưng chưa nhận được hoặc chưa sử dụng chúng. Công ty không thể ghi nhận chúng vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, hay còn gọi là báo cáo thu nhập, hiện tại vì các khoản thanh toán này sẽ được tính vào chi phí trong tương lai.

Những chi phí trong tương lai này phải được trì hoãn trên bảng cân đối kế toán của công ty cho đến thời điểm chúng có thể được ghi nhận, cùng một lúc hoặc trong một khoảng thời gian xác định, trên báo cáo lãi lỗ.

Ví dụ, giả sử chúng ta trả trước 1.200 USD cho một năm bảo hiểm. Chúng ta đã thanh toán toàn bộ chi phí ngay bây giờ nhưng vẫn chưa sử dụng dịch vụ. Do đó, chúng ta hạch toán khoản chi phí mới này vào một tài khoản trả trước và quyết định ghi nhận chi phí theo tháng. Trong vòng 12 tháng tiếp theo, 100 USD sẽ được ghi nhận là chi phí mỗi tháng.

Odoo Accounting xử lý chi phí trả trước bằng cách phân bổ chúng trên nhiều bút toán được ghi định kỳ.

Ghi chú

Máy chủ kiểm tra mỗi ngày một lần xem có bút toán nào cần được ghi nhận hay không. Do đó có thể mất đến 24 giờ trước khi bạn thấy sự thay đổi từ Dự thảo sang Đã ghi nhận.

Cấu hình

Đảm bảo các cài đặt mặc định được cấu hình chính xác cho doanh nghiệp của bạn. Để làm điều này, vào Accounting ‣ Configuration ‣ Settings. Các tùy chọn sau đây có sẵn:

Sổ nhật ký

Các bút toán hoãn lại được ghi nhận trong nhật ký này.

Chi phí chờ kết chuyển

Chi phí được trì hoãn trên tài khoản Tài sản ngắn hạn này cho đến khi chúng được ghi nhận.

Tạo bút toán

Theo mặc định, Odoo tự động tạo các bút toán trì hoãn khi bạn ghi hóa đơn mua hàng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn tạo thủ công bằng cách chọn tùy chọn Thủ công & Nhóm.

Dựa trên

Có ba cách để tính toán việc ghi nhận chi phí hoãn lại:

• Ngày: Tổng số tiền được chia đều cho tổng số ngày trong kỳ, bao gồm cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

• Tháng: Mỗi tháng đầy đủ đại diện cho một tỷ lệ bằng nhau của tổng số tiền, bất kể số ngày thực tế trong tháng đó (cơ sở chuẩn hóa).

• Tháng đầy đủ: Bất kỳ tháng nào bắt đầu đều được coi là một tháng hoàn chỉnh. Tuy nhiên, tháng cuối cùng chỉ được coi là đầy đủ nếu kỳ kéo dài đến ngày cuối cùng của tháng đó.

Giả sử một hóa đơn $1200 phải được trì hoãn trong 12 tháng.

• Tùy chọn Days tính toán các số tiền khác nhau tùy thuộc vào số ngày trong mỗi tháng (ví dụ: ~$102 cho tháng 1 và ~$92 cho tháng 2).

• Tùy chọn Months tính toán $100 mỗi tháng được tính tỷ lệ theo số ngày trong tháng đó (ví dụ: $50 cho tháng đầu tiên nếu Start Date được đặt vào ngày 15 của tháng).

• Tùy chọn Tháng đầy đủ coi mỗi tháng bắt đầu là tháng đầy đủ, (VD: $100 cho tháng đầu tiên ngay cả khi Ngày bắt đầu được đặt vào ngày 15 của tháng.) Điều này có nghĩa là với tùy chọn Tháng đầy đủ, toàn bộ $100 được ghi nhận trong tháng đầu tiên dù chỉ là một phần tháng, loại bỏ nhu cầu tháng thứ 13 để ghi nhận phần còn lại như khi sử dụng tùy chọn Tháng.

Tạo bút toán hoãn lại khi xác nhận

Mẹo

Đảm bảo trường Ngày hoãn lại hiển thị trong tab Dòng hóa đơn. Trong hầu hết trường hợp, ngày bắt đầu của khoảng thời gian hoãn lại nên cùng tháng với Ngày ghi sổ. Các bút toán chi phí hoãn lại được ghi nhận từ ngày ghi sổ và được hiển thị tương ứng trong báo cáo.

Đối với mỗi dòng của hóa đơn cần được trì hoãn, hãy chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng thời gian trì hoãn.

Nếu trường Tạo Bút toán được đặt thành Khi xác thực hóa đơn/chứng từ, Odoo sẽ tự động tạo các bút toán trì hoãn khi hóa đơn được xác thực. Nhấp vào nút thông minh Bút toán Trì hoãn để xem chúng.

Một bút toán, có ngày giống với ngày ghi sổ của hóa đơn, chuyển số tiền hóa đơn từ tài khoản chi phí sang tài khoản trì hoãn. Các bút toán khác là bút toán trì hoãn, tháng này qua tháng khác, sẽ chuyển số tiền hóa đơn từ tài khoản trì hoãn sang tài khoản chi phí để ghi nhận chi phí.

Example

Bạn có thể trì hoãn hóa đơn tháng Giêng $1200 trong 12 tháng bằng cách chỉ định ngày bắt đầu là 01/01/2023 và ngày kết thúc là 31/12/2023. Vào cuối tháng Tám, $800 được ghi nhận là chi phí, trong khi $400 còn lại trên tài khoản trì hoãn.

Báo cáo

Báo cáo chi phí trì hoãn tính toán tổng quan về các bút toán trì hoãn cần thiết cho từng tài khoản. Để truy cập, vào Kế toán ‣ Báo cáo ‣ Chi phí Trì hoãn.

Để xem các bút toán nhật ký của từng tài khoản, nhấp vào tên tài khoản và sau đó Journal Items.

Ghi chú

Chỉ những hóa đơn có ngày ghi sổ trước ngày kết thúc kỳ của báo cáo mới được tính.

Tạo các bút toán hoãn lại được nhóm theo cách thủ công

Nếu bạn có nhiều doanh thu hoãn lại và muốn giảm số lượng bút toán được tạo, bạn có thể tạo các bút toán hoãn lại theo cách thủ công. Để thực hiện, hãy đặt trường Tạo Bút Toán trong Cài đặt thành Thủ Công & Được Nhóm. Sau đó, Odoo sẽ gộp các số tiền hoãn lại trong một bút toán duy nhất.

Vào cuối mỗi tháng, vào báo cáo Chi phí Trì hoãn và nhấp vào nút Tạo Bút toán. Thao tác này tạo hai bút toán trì hoãn:

• Một bút toán có ngày vào cuối tháng tổng hợp, cho mỗi tài khoản, tất cả các số tiền trì hoãn của tháng đó. Điều này có nghĩa là vào cuối kỳ đó, một phần chi phí trì hoãn được ghi nhận.

• Bút toán đảo ngược của bút toán đã tạo, được xác định ngày vào ngày hôm sau (tức là ngày đầu tiên của tháng tiếp theo) để hủy bỏ bút toán trước đó.

Example

Có ba hóa đơn mua được hoãn lại dựa trên Tháng:

• Hóa đơn A: $1200 được trì hoãn từ 01/01/2023 đến 31/12/2023

• Hóa đơn B: $600 được trì hoãn từ 01/01/2023 đến 31/12/2023

• Hóa đơn C: $600 sẽ được trì hoãn trong kỳ tương lai (nó sẽ xuất hiện trong cột Chưa Bắt đầu)

Trong tháng 1

Vào cuối tháng Một, sau khi nhấp vào nút Tạo Bút Toán, sẽ có các bút toán sau:

• Bút toán 1 có ngày 31 tháng Một:

  • Dòng 1: Tài khoản chi phí -1200 -600 -600 = -2400 (hủy tổng của tất cả hóa đơn)

  • Dòng 2: Tài khoản chi phí 100 + 50 = 150 (ghi nhận 1/12 của hóa đơn A và hóa đơn B)

  • Dòng 3: Tài khoản hoãn lại 2400 - 150 = 2250 (số tiền còn phải hoãn lại sau này)

• Bút toán 2 có ngày 1 tháng Hai, đảo ngược bút toán trước đó:

  • Dòng 1: Tài khoản chi phí 2400

  • Dòng 3: Tài khoản chi phí -150

  • Dòng 2: Tài khoản hoãn lại -2250

Trong tháng 2

Vào cuối tháng Hai, sau khi nhấp vào nút Tạo Bút Toán, sẽ có các bút toán sau:

• Bút toán 1 có ngày 28 tháng Hai:

  • Dòng 1: Tài khoản chi phí -1200 -600 -600 = -2400 (hủy tổng của tất cả hóa đơn)

  • Dòng 2: Tài khoản chi phí 200 + 100 = 300 (ghi nhận 2/12 của hóa đơn A và hóa đơn B)

  • Dòng 3: Tài khoản hoãn lại 2400 - 300 = 2100 (số tiền còn phải hoãn lại sau này)

• Bút toán 2 có ngày 1 tháng Ba, đảo ngược bút toán trước đó.

Từ tháng 3 đến tháng 11

Cùng một phép tính được thực hiện cho mỗi tháng cho đến tháng 11.

Trong tháng 12

Không cần tạo bút toán trong tháng 12.

Tổng cộng

Nếu gộp tất cả lại, chúng ta sẽ có:

• Hóa đơn A và Hóa đơn B

• Hai bút toán (một cho việc hoãn lại và một cho việc đảo ngược) cho mỗi tháng từ tháng 1 đến tháng 11

• Hóa đơn C sẽ được trì hoãn sau

Do đó, vào cuối tháng 12, hóa đơn A và B được ghi nhận đầy đủ là chi phí chỉ một lần duy nhất mặc dù đã tạo tất cả các bút toán nhờ vào cơ chế đảo ngược.