Publicar gastos

Once an expense report is approved, the next step is to post the expenses to the proper accounting journal.

Importante

El usuario debe tener los siguientes permisos de acceso para publicar informes de gastos en un diario contable:

  • Contabilidad: Contador o asesor

  • Gastos: Gerente

Only expense reports with an Approved status can post the expenses to a journal. To view all expense reports, navigate to Expenses app ‣ Expense Reports. Next, to view only approved expense reports that need to be posted, adjust the filters on the left side so only the Approved checkbox is ticked.

Para ver los informes pendientes de registro, haga clic en Informes de gastos y, a continuación, en Informes por publicar.

Nota

The default All Reports dashboard displays all expense reports that are not Refused.

Expense reports can be posted to accounting journals in two ways: individually or in bulk.

Publicar informes de forma individual

Para registrar un informe vaya a Gastos ‣ Informes de gastos y haga clic en un informe con el estado Aprobado. Esta acción abrirá el formulario del informe y en esa vista aparecen varias opciones: Publicar asientos contables, Reportar en el siguiente recibo de nómina, Rechazar y Restablecer a borrador.

Click Post Journal Entries to post the report. The accounting journal the expenses are posted to is listed in the Journal field of the expense report.

Después de registrar los gastos en un diario aparece el botón inteligente Asiento contable en la parte superior de la pantalla. Haga clic en él y los detalles del asiento contable aparecerán con el estado Registrado.

A single expense report to be approved.

Publicar varios informes

Vaya a Gastos ‣ Informes de gastos para registrar varios informes de gastos. Esta acción abrirá una lista con los informes de gastos, seleccione las casillas de los informes que desea aprobar.

Nota

Solo los informes de gastos con el estado Aprobado pueden registrar los gastos en un diario contable. El botón Registrar entradas no aparecerá si selecciona un informe que no se puede registrar, como uno que no está aprobado o que ya fue registrado en un diario.

Truco

Para seleccionar solo los informes de gastos aprobados, modifique los filtros en el lado izquierdo para que solo esté seleccionada la casilla Aprobado. Después, seleccione la casilla situada junto al título de la columna Empleado para seleccionar todos los informes aprobados en la lista.

Después, haga clic en el botón Publicar asientos.

Publique varios informes a la vez desde la vista Informes de gastos, con el filtro Aprobado.