Ordini quadro¶
Gli ordini quadro sono accordi di acquisto a lungo termine tra un’azienda e un fornitore per consegnare prodotti su base ricorrente con prezzi predeterminati.
Gli ordini quadro sono utili quando i prodotti vengono acquistati costantemente dallo stesso fornitore, ma in quantità diverse e in momenti diversi.
Semplificando il processo di ordinazione, gli ordini quadro non solo fanno risparmiare tempo, ma anche denaro, poiché possono essere vantaggiosi quando si negoziano prezzi all’ingrosso con i fornitori.
Creare un nuovo ordine quadro¶
Per creare ordini quadro, abilitare la funzionalità Accordi di acquisto dalle impostazioni dell’app Acquisti. Andare a e nella sezione Ordini, selezionare la casella per Accordi di acquisto. Quindi fare clic su Salva per implementare le modifiche.
Nota
Oltre a creare ordini quadro, l’impostazione Accordi di acquisto consente anche agli utenti di creare richieste di offerta (RdO) alternative.
Per creare un ordine quadro, andare su e fare clic su Nuovo. Si apre un nuovo modulo di contratto di acquisto.
Configurare i seguenti campi nel nuovo modulo di contratto di acquisto per stabilire regole predeterminate per l’accordo ricorrente a lungo termine:
Fornitore: il fornitore a cui è legato questo accordo, una tantum o su base ricorrente. Il fornitore può essere selezionato direttamente dal menu a discesa accanto a questo campo.
Acquirente: l’utente assegnato a questo ordine quadro specifico. Per impostazione predefinita, questo è l’utente che ha creato l’accordo; l’utente può essere modificato direttamente dal menu a discesa accanto a questo campo.
Tipo di contratto: il tipo di contratto di acquisto in cui questo ordine quadro è classificato. Utilizzare il menu a discesa per scegliere Ordine quadro se non è già selezionato.
Valuta: la valuta concordata da utilizzare per questo scambio. Se nel database sono state attivate più valute, la valuta può essere modificata dal menu a discesa accanto a questo campo.
Validità contratto: l’intervallo di date per il quale questo contratto dovrebbe essere valido. Se questo ordine quadro non deve scadere, lasciare vuoto questo campo.
Riferimento: l’ordine di acquisto (PO) di origine a cui questo ordine quadro è collegato. Se questo ordine quadro non deve essere collegato ad alcun PO esistente, lasciare vuoto questo campo.
Tipo di operazione: il tipo di operazione che deve essere applicato a questo ordine una volta consegnato.
Azienda: l’azienda assegnata a questo specifico ordine quadro. Per impostazione predefinita, questa è l’azienda sotto cui è elencato l’utente che crea l’ordine quadro. Se il database non è un database multi-aziendale, questo campo non può essere modificato e per impostazione predefinita è l’unica azienda elencata nel database.
Una volta compilati tutti i campi rilevanti, fare clic su Aggiungi una riga per aggiungere prodotti nella colonna Prodotto. Quindi, nella colonna Quantità, modificare la quantità di ciascun prodotto e impostare un prezzo nella colonna Prezzo unitario.
Importante
Quando si aggiungono prodotti a un nuovo ordine quadro, i prezzi preesistenti dei prodotti non vengono aggiunti automaticamente alle righe del prodotto. Invece, i prezzi devono essere assegnati manualmente, modificando il valore nella colonna Prezzo unitario con un prezzo concordato con il fornitore elencato. Altrimenti, il prezzo rimarrà 0.
Fare clic su Conferma per salvare questo nuovo contratto di acquisto.
Una volta confermato, lo stato dell’ordine quadro cambia da Bozza a Confermato, il che significa che questo contratto può essere selezionato e utilizzato durante la creazione di nuove RfQs.
Suggerimento
Dopo aver creato e confermato un ordine quadro, prodotti, quantità e prezzi possono ancora essere modificati, aggiunti e rimossi dall’accordo di acquisto.
Creare una nuova RfQ dall’ordine quadro¶
Dopo aver confermato un ordine quadro, è possibile creare nuovi preventivi direttamente dal modulo dell’ordine quadro. RfQs che utilizzano questo modulo sono precompilate con informazioni basate sulle regole impostate nel modulo. Le quantità totali di prodotti ordinati tramite RfQs collegate vengono aggiornate automaticamente nel campo Ordinato sul contratto.
Inoltre, le nuove richieste di preventivo sono automaticamente collegate a questo modulo ordine quadro, tramite il pulsante smart RFQs/Orders in alto a destra del modulo.
Per creare un nuovo preventivo dal modulo dell’ordine quadro, fare clic sul pulsante Nuovo preventivo. Si apre un nuovo RfQ, precompilato con le informazioni corrette, a seconda delle impostazioni configurate nel modulo dell’ordine quadro.
Dal nuovo modulo RfQ, fare clic su Invia per email per comporre e inviare un’email al fornitore indicato. Fare clic su Stampa RdA per generare un PDF stampabile del preventivo; oppure, una volta pronti, fare clic su Conferma ordine per confermare il PO.
Una volta confermato il PO, fare clic per tornare al modulo dell’ordine quadro (tramite le briciole di pane, nella parte superiore della pagina). Dal modulo dell’ordine quadro, ora è presente un RfQ elencato nel pulsante intelligente RdA/Ordini in alto a destra del modulo. Fare clic sul pulsante intelligente RdA/Ordini per visualizzare il PO appena creato.
Rifornimenti¶
Una volta confermato un ordine quadro, viene aggiunta una nuova riga fornitore nella scheda Acquisti dei prodotti inclusi nell’ordine.
Questo rende gli ordini quadro utili con il rifornimento automatizzato, poiché le informazioni sul Fornitore, Prezzo e l”Accordo sono riportate nella riga fornitore. Queste informazioni determinano quando, dove e a quale prezzo il prodotto deve essere rifornito.
Vedi anche